13 Tips per un Daily Scrum efficace

Il Daily Scrum è un meeting quotidiano, della durata massima di 15 minuti. Rappresenta l'opportunità del team per sincronizzare il proprio lavoro e per evidenziare impedimenti / ostacoli.

Questo meeting avviene con una formula molto efficace, che prevede che ogni team member risponda a tre semplici domande:

1) cosa sono riuscito a conseguire dall'ultimo meeting ?
2) cosa riuscirò a completare prima del prossimo meeting ?
3) quali ostacoli / impedimenti ho nel percorso ?

Fin qui tutto bene. Questo è quanto recita lo scrum primer. Cerchiamo ora di capire cosa effettivamente vuole ottenere questo meeting.

In un mio vecchio post, parlai della matrice di Stacey, in cui veniva evidenziato che i progetti software sono tipicamente concentrati nella regione "Complex" del piano. Da qui, l'esigenza di un approccio basato sul concetto della retroazione (inspect-adapt) che scrum implementa.

I tre "scrum pillars" sono infatti "transparency-inspect-adapt". Questo meeting attua proprio questo concetto su una scala di tempi quotidiana. E' quindi importante che ci sia trasparenza quando si risponde alla prima domanda.
In molti team poco preparati a Scrum, questo meeting viene bistrattato e scambiato con uno status meeting in cui si fa un report delle attività allo scrum master. Grave errore, spesso dovuto ad uno scrum master che non riesce ad essere efficace nell'insegnamento dello scrum al proprio team.

Ecco qualche consiglio per un Daily Scrum più efficace.

1) Prima di tutto, lo scrum master deve insegnare al team cosa è un daily scrum, a cosa serve. Poi deve verificare che i team member abbiano effettivamente riscontrato che si tratta di un loro momento irrinunciabile di pianificazione e coordinamento

2) Lo scrum master dovrebbe evitare di suonare l'adunata per richiamare a sé i team member (finiranno per odiarlo). Tutti conoscono l'orario ed il luogo. Ci si reca al meeting point, tipicamente nel luogo in cui c'è la board, e si comincia. Se i team member non si alzano, lo scrum master si alza in silenzio ed attende l'arrivo del team. Ci sarà spazio, nella retrospettiva, per capire e per sottolineare ai team member la relazione causa-effetto tra un daily scrum insano e, appunto, gli effetti negativi sul coordinamento e sulla pianificazione delle attività.

3) Una volta che i team member cominciano, lo scrum master si allontana leggermente, facendo sì che il meeting sia condotto dal team.

4) Allo scadere del 15° minuto, lo scrum master scioglie l'incontro.

5) Quando un team è in fase di apprendimento, lo scrum master è presente e spiega le fasi, correggendo gli errori. Superata questa fase, lo scrum master fa un passo indietro: la sua presenza non è più necessaria. Un team sano ha poco bisogno dello scrum master. E' il meeting dei team member.

6) Ogni team member esprime il proprio daily commitment. Tutti sapranno cosa aspettarsi per il giorno dopo.

7) Nell'esprimere il commitment, è sempre importante minimizzare il numero di task in progress e massimizzare quello di task completi (nota: questo concetto proviene dal lean). Meglio avere 5 task completi anzichè 10 in progress.

8) Attenzione ai task "in progress" da tanto tempo. Sono indice di un "malfunzionamento".

9) Estrema attenzione alla domanda: "quali ostacoli / impedimenti ho nel percorso ?". Lo scrum master aiuta il team per la loro rimozione.

10) Quando un team member parla, tutti gli altri lo seguono con estrema attenzione, realizzando un contatto visivo con chi parla. 

11) Mike Cohn suggerisce: lo scrum master eviti di prendere appunti durante il meeting. I team member verrebbero distratti dalla curiosità.

12) Lo scrum master, dopo la fine del meeting può "offrire" al team le proprie impressioni per migliorare l'efficacia del team.

13) Evitare la presenza dei manager. Abbasserebbe il livello di trasparenza e lascerebbe esprimere commitment poco realistici.

Questi sono alcuni consigli, ma ogni team ha la possibilità di darsi un proprio stile, un proprio set di regole.